Iekšējās kontroles sistēmas politika

I.    Vispārīgie noteikumi

1. Iekšējās kontroles politikas (turpmāk - Politika) mērķis ir noteikt akciju sabiedrības “Pasažieru vilciens” (turpmāk – Sabiedrība) iekšējās kontroles sistēmas izveidošanas, darbības, uzraudzības un pilnveidošanas principus.
2. Iekšējās kontroles sistēmu (turpmāk – IKS) izveido, lai nodrošinātu Sabiedrības mērķu sasniegšanu, efektīvu, ilgtspējīgu un normatīvo aktu prasībām atbilstošu darbību, kā arī sniegtās finanšu un nefinanšu informācijas patiesumu un savlaicīgumu.
3. Par Sabiedrības IKS izveidi atbildīga ir valde, efektivitāti pārrauga padome.
4. Politika ir saistoša visiem Sabiedrības darbiniekiem, valdei un padomei.

II. IKS izveidošana

5. Sabiedrības IKS pamatprasības ir:

5.1. efektīva, lietderīga un ekonomiska darbība, nodrošinot ilgtspējīgus, piekļūstamus un nepārtrauktus pasažieru pārvadājumus pa dzelzceļu;
5.2. darbība Sabiedrības klientu un Sabiedrības interesēs, nodrošinot Sabiedrības labu pārvaldību; 
5.3. darbība atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai kompetencei; 
5.4. iespējamo korupcijas un interešu konflikta risku novēršana; 
5.5. mantas un finanšu līdzekļu izšķērdēšanas, neefektīvas un nelietderīgas izmantošanas nepieļaušana; 
5.6. pieļauto kļūdu savlaicīga identificēšana un novēršana un nepieciešamo darbību uzlabojumu veikšana;
5.7. savlaicīgas, ticamas finanšu vai vadības informācijas iegūšana un aizsardzība pret informācijas neatļautu izpaušanu.

6. Lai nodrošinātu Politikas 5.punktā minēto pamatprasību izpildi, iekšējās kontroles sistēmas izveidošana, uzraudzība un uzlabošana Sabiedrībā tiek īstenota, paredzot nepieciešamo risku vadības, uzraudzības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopumu.
7. Sabiedrības IKS pamatelementi ir:

7.1. kontroles vide;
7.2. risku pārvaldība;
7.3. kontroles pasākumu īstenošana;
7.4. informācija un saziņa;
7.5. uzraudzības pasākumi.

III. IKS darbība

8. Sabiedrības kontroles vide nodrošina labas pārvaldības un atbildības principu ievērošanu:

8.1. izveidota Sabiedrības mērķiem un darbībai atbilstoša struktūra;
8.2. struktūrvienībām apstiprināti nolikumi, kuros noteikta struktūrvienības uzbūve, mērķi, funkcijas un uzdevumi, kā arī atbildības, tiesību un pienākumu sadalījums;
8.3. darbiniekiem izstrādāti amata apraksti, kuros noteiktie pienākumi nodrošina struktūrvienības mērķu sasniegšanu;
8.4. izstrādāti un regulāri pārskatīti iekšējie normatīvie akti, kuros noteikta loģiska, pārskatāma un kontrolējama rīcība, pilnvaras;
8.5. ar padomes lēmumu apstiprinātas būtiskākās politikas, kurās definēti Sabiedrības darbības un pārvaldības principi; 
8.6. izstrādāti un ar valdes lēmumu apstiprināti Darba kārtības noteikumi, kuru mērķis ir noteikt vienotas prasības, attieksmi un izpratni darba kārtības organizēšanā Sabiedrībā;
8.7. izstrādātas un apstiprinātas ētikas prasības, kas ir saistošas Sabiedrības vadībai un darbiniekiem un nosaka to uzvedību un rīcību lēmumu pieņemšanā.

9. Lai gūtu pārliecību par stratēģisko mērķu sasniegšanu, Sabiedrībā īsteno risku pārvaldības sistēmu:

9.1. ar padomes lēmumu apstiprināta Risku pārvaldības politika;
9.2. ar valdes lēmumu apstiprināti Risku vadības noteikumi;
9.3. regulāri identificē, novērtē riskus un īsteno risku kontroles pasākumus;
9.4. reizi pusgadā padome izskata valdes ziņojumu par risku vadības pasākumiem un risku vadības politikas īstenošanu.

10. Sabiedrībā īsteno kontroles pasākumus, nodrošinot, ka vadības rīkojumi un dotie uzdevumi ir izpildīti, darbības atbilstība normatīvo aktu prasībām tiek nodrošināta, kā arī samazināta risku iestāšanās iespēja mērķu sasniegšanas procesā:

10.1. regulāri tiek veikts darba izpildes novērtējums, kas dod iespēju identificēt jomas, kurās nepieciešami pilnveidojumi;
10.2. izveidota sistēma pārskatu sniegšanai par sasniegtajiem rezultātiem;
10.3. skaidrs pienākumu un atbildības sadalījums;
10.4. noteiktas un ievērotas deleģēšanas, lēmumu un iekšējo normatīvo aktu saskaņošanas un apstiprināšanas procedūras;
10.5. apstiprināta un ieviesta procedūra korupcijas un interešu konflikta riska mazināšanai;
10.6. ieviesta dzelzceļa satiksmes drošības sistēma;
10.7. nodrošināta datu, materiālo un finanšu resursu aizsardzība;
10.8. ieviestas procedūras, kas nodrošina, ka grāmatvedības uzskaite ir patiesa, salīdzināma un pilnīga;
10.9. īstenoti risku vadības pasākumi.

11. Informācijas un saziņas nodrošināšanai:

11.1. izstrādāta un ar padomes lēmumu apstiprināta Komunikācijas politika, kuras mērķis ir nodrošināt efektīvu komunikāciju ar visām Sabiedrības ietekmes pusēm;
11.2. valde noteikusi pienākumus un atbildību normatīvajos aktos noteiktās informācijas publiskošanai;
11.3. darbiniekiem ir zināmi Sabiedrības mērķi un vērtības;
11.4. ieviestā sanāksmju, iekšējās informācijas aprites un saziņas sistēma nodrošina visu līmeņu vadītājiem un darbiniekiem nepieciešamo informāciju, lai būtu iespējams efektīvi veikt uzdevumus un tiktu sasniegti iestādes mērķi;
11.5. ieviesta elektroniska dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēma, kas nodrošina aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju; 
11.6. noteikta informācijas izziņošanas kārtība vilcienu kavēšanās vai atcelšanas gadījumā;
11.7. izstrādāta un ar padomes lēmumu apstiprināta Sabiedrības Informācijas drošības politika, darbinieki ar to ir iepazīstināti.

IV.    IKS uzraudzība un pilnveidošana

12. Lai Sabiedrības darbība būtu lietderīga, ekonomiska, virzīta atbilstoši noteiktajām prioritātēm, efektīvi sasniedzot stratēģiskos mērķus, Sabiedrības IKS sistēma tiek pārvaldīta trīs aizsardzības līnijās.

13. Uzraudzību īsteno visu līmeņu vadītāji, nodrošinot, ka atbildībā esošajos procesos tiek īstenotas noteiktās kontroles.
14. Neatkarīgu un objektīvu Sabiedrības IKS darbības novērtējumu sniedz iekšējais audits atbilstoši apstiprinātai iekšējā audita metodikai. 
15. Iekšējais audits palīdz Sabiedrībai sasniegt mērķus, ieviešot sistemātiskus procesus, kas ļauj gūt pārliecību par pirmās un otrās līnijas funkciju darbības efektivitāti un atbilstību valdes un padomes gaidām.
16. Sabiedrībā ir izveidota Iekšējā audita daļa, kas darbojas saskaņā ar nolikumu, Iekšējā audita stratēģisko plānu un Iekšējo auditu gada plānu.
17. Sabiedrībā ir nodrošināta Iekšējā audita daļas neatkarība. Sabiedrības padome apstiprina Iekšējā audita daļas vadītāja iecelšanu amatā. Iekšējā audita plānus apstiprina valde, saņemot padomes un akcionāru piekrišanu.
18. Pamatojoties uz veiktajiem iekšējiem auditiem un sniegtajām konsultācijām, Iekšējais audita daļa sniedz Sabiedrības vadībai vērtējumu par: 

18.1. IKS uzbūves un darbības efektivitāti un atbilstību Sabiedrības izvirzīto mērķu sasniegšanai
18.2. Sabiedrības sagatavoto pārskatu un citas informācijas pilnību, ticamību, precizitāti un savlaicīgumu; 
18.3. resursu izmantošanas efektivitāti (ekonomisko efektivitāti) un mērķu sasniegšanas efektivitāti (funkcionālo efektivitāti), kā arī resursu izmantošanas kontroles pietiekamību un aktīvu aizsardzību pret zaudējumiem. 
18.4. riska vadības efektivitāti - vai Sabiedrības mērķi ir saskaņoti un veicina Sabiedrības vispārējā mērķa sasniegšanu, nozīmīgākie riski ir identificēti un vērtēti, veikti pamatoti riska pārvaldības pasākumi, kā arī attiecīgā riska informācija tiek uzkrāta un komunicēta. 
18.5. kopējās pārvaldības procesa pilnveidošanu Sabiedrībā, informējot par riskiem un kontroli atbilstošajās jomās, vai sistēmu pārvaldība veicina Sabiedrības darbības stratēģijas īstenošanu un mērķu sasniegšanu.

19. Sabiedrības darbības finanšu revīziju veic ārējais revidents, kas gada pārskata atzinumā sniedz viedokli par Sabiedrības IKS darbību.
20. Sabiedrības IKS uzraudzībai informācijas sistēmās ir iestrādāti nepārtrauktas uzraudzības elementi.
21. IKS pilnveidošanai Sabiedrībā:

21.1. izvērtē iekšējo un ārējo auditu rezultātus;
21.2. uzrauga iekšējo un ārējo auditu ieteikumu ieviešanas gaitu;
21.3. veic darbības pārskatu, informācijas sistēmu auditācijas pierakstu analīzi;
21.4. veic funkciju efektivitātes pašnovērtējumu.

22. Reizi gadā padome izvērtē sniegto IKS efektivitātes novērtējumu.